Registraturen, zuständig für Katalogisierung, Ablage und Ausgabe geschäftlicher Korrespondenz, sind längst passé - genau so wie die Papierberge von einst. Selbst wichtige Korrespondenz existiert nurmehr als eMail, Datei oder Link, und keine Registraturabteilung unterstützt Sie dabei, diese Dokumente wiederzufinden. Ihre Firma hat zwar jede Menge Daten, aber auf eine bestimmte Information sofort zuzugreifen, kann zu einer Herausforderung werden:
Enthält der Angebotspreis alle wichtigen Komponenten?
Können die genannten Termine eingehalten werden?
Gehört das eben besprochene Objekt noch zum Auftrag?
Kann diese Rechnung jetzt gestellt werden?
Informationen sind heute einerseits via eMail, Live Chat oder Cloud Space leicht zugänglich und weiterverteilbar. Andererseits speichern Mitarbeiter Informationen - wenn überhaupt - auf individuell verschiedene Weise. Noch dazu werden "identische" Dateien und "ähnliche" Versionen "produziert": eine mehrdeutige Datenvielfalt führt zu unsicheren Informationslagen.
Die Lösung: Anhand von Praxisbeispielen beschreiben wir konkrete Maßnahmen, mit denen Sie "Informationsmangel im Datenüberfluß" vermeiden können. In unserem Seminar erfahren Sie ferner, mit welchen auf Ihr Geschäftsmodell anpassbaren Regeln Sie die entscheidenden Informationen so behandeln, daß diese in zeitkritischen Situationen unmittelbar "griffbereit" sind.
Organisationsprinzipien
Single Point of Truth
Versionieren und Archivieren
Lokal, zentral, ganz egal?
Digital, gedruckt oder beides?
Strukturgeber: Geschäftsobjekte
Zugänglichkeit vs. Sicherheit
Artefakte
Informationen erheben, erstellen und aufbereiten
Inhaltsebenen: Text, Grafik, Foto, Video, Audio
Informationen zuordnen und bereitstellen
eMail
Sichten, Kategorisieren und Ordnen
Speichern, Archivieren und Löschen
Texte, Anhänge und eingebettete Objekte
Gespräche
Ort, Form und Zweck
Small Talk, Erklärung und Abstimmung
Aufzeichnung, Aktennotiz und Bestätigung
Konferenzen
Agenda, Moderator und Protokollführer
Präsentation und Hand-Out
Geplant vs. "spontan" verteilte Information
Vorbereitung, Durchführung und Nachverfolgung
Abstimmung und Information
Der Informationsmanager
Organisationspsychologe, Bibliothekar und Trainer
Kompetenzen, Aufgaben und Verantwortung
technische Hilfsmittel
Exkurs: Bibliothekswesen
Zugang und Bearbeitung
Katalogisieren und Bereitstellen
Signaturen: Verzeichnis, Name, Nummer
Digitalisieren, Archivieren, Aussondern
Dauer
2 Tage, 9:00 - 16:30, 16 Unterrichtseinheiten à 45 Minuten
Ort
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Termine
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Ziele
Geschäftsführer, Vorstände, Inhaber, Projektmanager, Produktmanager, Vertragsmanager, Angebotsmanager, Key Account Manager, Vertriebsmanager sowie Mitarbeiter, deren Erfolgschancen von zeitnah verfügbaren Informationen bezüglich der jeweiligen Geschäftsobjekte abhängen, können Lebenszyklus, Handling und Qualität von firmeninternen Informationen erkennen, steuern und gestalten. Nebeneffekt: Ihr Unternehmen gewinnt an struktureller und organisatorischer Klarheit und Perspektive.
Methodik
Fachliche Präsentation, Flipchart-Skizzen, anschauliche Praxisbeispiele, Fachdiskussion und Erfahrungsaustausch
Leistungen
Ausführliche Seminarunterlage mit Inhaltsverzeichnis im Schulungsordner zum Mitarbeiten, Nachschlagen und Vertiefen
Sicherer Lernerfolg in einer Kleingruppe von maximal 6 Teilnehmern
Business Knigge
Change Management
Informationsmanagement
Office Management
Projektmanagement
Prozeßmanagement
Risikomanagement
Vertragsmanagement
Zeitmanagement
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